اوصاف اسناد رسمی ✅✅✅
ابتدا باید گفت در تعریف سند آمده است: “سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.” بنابراین طبق این تعریف، دو عنصر “نوشته بودن” و “قابل استناد بودن در مقام دعوی و دفاع” از ارکان متشکله سند محسوب می‌شود. بنابراین، سند نوشته‌ای است که مدعی برای اثبات ادعای خود به آن تکیه می‌کند یا بر عکس خوانده برای نفی ادعای مدعی به آن تکیه می‌کند.
هنگامی که ادله اثبات دعوي مانند اقرار یا شهادت در مراجع قانوني، به صورت نوشته در آمد، به عنوان سند تلقی می‌شود. همچنین صورتمجلس تحقيقات و معاينات محلي و استماع شهادت شهود در محضر دادگاه، سند قابل استناد در پرونده مطروحه يا پرونده ديگر ميباشد.
لیکن اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.
بر این اساس، سند رسمی توسط مأمور رسمی در حدود صلاحیت آن و با رعایت مقررات قانونی تنظیم می‌شود. مثلاً سر دفتر ثبتی اردواج فقط میتواند ازدواج را ثبت کند و حق ندارد وقایع راجع به نقل و انتقال املاک را ثبت نماید.
بنابراین با حصول سه شرط مذکور، قانونگذار اعتبار خاصی برای آن قائل شده و انکار یا تردید را علیه آن قابل قبول ندانسته و اصل صحت را بر آن جاری ساخته است. مگر آنکه علیه آن ادعای جعل شود که منظور این است که، ادعاي قلم بردگي شود یا گفته شود که در ساختار سند تغيير ایجاد شده و يا امضا و يا اساساً ساخت سند غير واقعي است.
در نظام جاری اداری، اسناد رسمی عبارتند از: ۱) اسناد مربوط به مالکيت. ۲) اسنادي که حاوي معاملات مثل املاك و خودرو یا ثبت وقايع مانند ازدواج، طلاق، تولد و فوت هستند. ۳) اسناد اداري نظير اسناد سجلي و بخشنامههای صادره. ۴) اسناد قضايي مانند آراي محاکم، صورتمجلس تنظیمی در پروندهها. ۵) اسناد صادره توسط مراجع غیر دولتی مانند پروانه وکالت یا کارشناسی.
تعهداتی که در سند رسمی درج شده، بدون نیاز به مراجعه به محاکم قضایی قابل مطالبه است. بنابراین طلبکار میتواند از اداره ثبت درخواست صدور اجراییه کند. برای مثال زوجه میتواند جهت وصول مهریه مندرج در قباله ازدواج، به دفترخانهای که ازدواج در آنجا ثبت گردیده مراجعه و تقاضای صدور اجرائیه و توقیف مال، نماید.
افزون بر آن باید دانست که اسناد عادی مانند چک نیز در حکم اسناد رسمی تلقی و نتیجتاً از قدرت اجرایی بهرهمند میشوند.
اعتبار رونوشت سند رسمی ✅✅✅
گاهی اتفاق میافتد اصل سند رسمی مفقود میگردد و یا در فروضی امکان دسترسی به اصل آنها وجود ندارد. بهطور مثال هرگاه یکی از زوجین قصد ارائه اصل سند ازدواج را به مراجع قضایی و یا ثبتی داشته باشد که طرف وی از دادن آن خوداری مینماید، در این صورت امکان اخذ رونوشت از دفترخانه مربوطه وجود دارد.
بدیهی است طبق قانون ثبت، رونوشت مطابق با دفتر ثبت به منزله اصل سند خواهد بود و اعتبار سند رسمي دارد و فقط به صاحبان اسناد و اشخاص ذينفع در معامله و قائم مقام قانوني آنها داده مي‌شود.
ارزش اسناد الکترونیکی ✅✅✅
ادله الکترونیک در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد است و ارزش اثباتی آن مشابه با سایر ادله اثبات دعوی مذکور در قانون مدنی یعنی اقرار، اسناد کتبی، شهادت و … است.
زیرا با تحقق دولت الکترونیک و به لحاظ اینکه شیوه‌های نوین کتابت مراجع اداری و قضایی به سمت نگارش رایانه‌ای پیش می رود، سند رایانه‌ای نیز داخل در تعریف ادله اثبات دعوی میگنجد.
البته با توجه به ویژگیهای فضای رایانه‌ای که امکان دستکاری، تغییر، نسخه‌برداری و حذف اطلاعات الکترونیکی را به راحتی میسر می‌کند، ارزش اثباتی دلایل الکترونیک با حصول شرایطی تعیین می‌شود. لذا دادگاه برای اینکه بتواند به استناد یک دلیل الکترونیکی حکم صادر کند باید قبل از هر چیز اصالت آن دلایل را احراز کند.
بهطور مثال چنانچه نسبت به امضای چکی ادعای جعل شود، موضوع اصالت آن از طریق مراجعه کارشناس خط و تطبیق با نمونه موجود در کارتکس بانک مبدأ، قابل شناسایی خواهد بود.
