چگونگی تأسیس و ثبت شرکتهای تجاری

مقدمه:

ثبت یک شرکت تجاری بر عهده اداره ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری است، و شرکت از زمانی تشکیل می شود که دو یا چند نفر قصد تشکیل آن را داشته باشند، بنابراین قصد و نیت ایشان ملاک تشکیل است. اما از نظر مقررات و ضوابط اداری طی نمودن مراحلی چند جهت تأسیس یک شرکت یا مؤسسه ضروری است تا اینکه شرکت دارای شناسنامه قانونی و ضمن ثبت هویت آن در دفاتر اداره ثبت شرکت ها، در روزنامه رسمی نیز منتشر شود .گرچه امروزه با پیشرفت تکنولوژی فناوری اطلاعات، انجام این مراحل به سمتی هدایت می شود که تمامی روند آن در فضای مجازی و بدون نیاز به حضور فیزیکی طی شود، لیکن در شرایط حاضر باید به صورت ترکیبی (حضوری و غیر حضوری) عمل نمود.

مرجع ثبت شرکتها در تهران “اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی” است که از دوایر اداره‌ ی ثبت اسناد و املاک می‌باشد و در خارج از تهران‌ “اداره‌ ثبت اسناد و املاک” است. چنانچه در مرکز اصلی شرکت، و نقاطی که اداره ثبت اسناد وجود ندارد، دفترخانه‌ اسناد رسمی و اگر مرجع مذکور، وجود نداشته ‌باشد، دفتر دادگاهِ محل است. در صورت اخیر باید تا سه ماه پس از تأسیس اداره یا شعبه‌ی اسناد در محل مذکور، شرکت را در دفتر ثبت اسناد، به ثبت رساند.

۲-۱- مراحل عملی ثبت شرکت تجاری

در اداره‌ ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری، فرم نمونه‌ اسناد موجود است که نخست باید این فرم‌ها از اداره‌ مذکور تهیه و تکمیل‌ شود و سپس ذیل تمام این اوراق توسط همه‌ شرکا (مؤسسین) امضا شود. متعاقباً هزینه‌ای بابت تعیین نام شرکت به بانک واریز کرده و چند نام،‌ که واژه‌ بیگانه نبوده و فاقد سابقه‌ ثبت و دارای معنا و مطابق با فرهنگ اسلامی باشد، انتخاب و به “واحد تعیین نام” ‌اداره‌ مذکور، معرفی و موافقت آن واحد را درباره‌ نام تعیین شده اخذ، سپس همه‌ مدارک به “قسمت پذیرش مدارک” اداره‌ مزبور، تحویل و رسید دریافت ‌شود تا موعدی برای گرفتن نتیجه تعیین ‌شود.

لازم به تذکر است که امر تعیین نام، فقط در تهران انجام می‌شود و شرکت‌هایی که در سایر شهرها ثبت می‌شوند نیز جهت تعیین نام به تهران معرفی می‌شوند. در صورت کامل بودن مدارک تقدیمی، کارشناس اداره‌ی ثبت شرکت‌ها اقدام به تهیه‌ی پیش‌نویس آگهی ثبت نموده و به متقاضیان ثبت یا یکی از شرکا یا وکیل رسمی شرکت تحویل می‌شود. جهت تعیین حق‌الدرج آگهی باید به “نمایندگی روابط عمومی”  ‌مراجعه کرد. شایان  ذکر است درصورتی که کارشناس اداره، موضوع شرکت را نیازمند کسب مجوز از مرجع خاصی بداند از مرجع مزبور، استعلام می‌نماید.

متعاقباً متقاضی باید مبلغی که بابت حق‌الثبت و حق‌الدرج آگهی، معین می شود؛ ‌به بانک و حساب تعیین‌شده، واریز کند و پس از آن فیش پرداخت حق‌الثبت و حق آگهی را به “‌واحد حسابداری”‌ اداره، تحویل و واحد مذکور، این امر را در ذیل برگه‌ی تقاضانامه، درج می‌کند و سپس مدارک به “واحد ثبت تأسیس و تغییرات” اداره‌ی ثبت شرکت‌ها تحویل و شرکت، ثبت ‌می‌شود و امضایی دال بر “برابر بودن ثبت با سند” ‌از شرکا یا وکیل رسمی شرکت، اخذ می‌گردد. سپس دو نسخه آگهی به امضای رئیس اداره رسیده و یک نسخه از تمامی مدارک در پرونده‌ی شرکت، ضبط و نسخه‌ی دوم جهت نگهداری در شرکت به متقاضی داده می‌شود و این سند “سند ثبت شرکت” ‌است. در نهایت، متقاضی، باید یک نسخه از آگهی را به “واحد روابط عمومی” ‌مستقر در اداره‌ کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی و نسخه‌ دیگر را جهت انتشار به  نماینده دفتر روزنامه‌ی رسمی جمهوری اسلامی ایران مستقر در تهران، تسلیم کند.

۲-۲- تکلیف شرکت در صورت عدم فعالیت تجاری

اگر فاصله بين ثبت شركت و زمان واقعي شروع كار زياد يا نامعلوم باشد با مراجعه به اداره دارايي بايد نامه عدم فعاليت شركت تهيه و تسليم شود تا در آن فاصله مالياتي محاسبه نگردد. پس از آغاز واقعي فعاليتهاي شركت مي توان مجدداً اعلام فعاليت نمود.

۲-۳- آثار عدم گزارش درآمد شركت فعال

در هنگام گزارش عدم فعاليت، اين سابقه تا مدت ۱۰ سال در پرونده شرک در اداره دارايي كنترل شده و نامه مورد نظر موثر واقع مي شود. به طوريكه اگر تا ۱۰ سال آينده براي دارايي معلوم شود كه شرکت در آن مدت درآمدي داشته، بابت ارائه خدمات قراردادي نوشته يا فاكتوري ارائه داده و کالایی فروخته، مشمول جريمه شده و ماليات شرکت به صورت علي‌الرأس توسط اداره دارايي محاسبه و منظور خواهد شد.

۳-۴- چگونگی تعیین حق بیمه پرسنل شرکت های تجاری

پرسنلی كه از شركت حقوق دريافت مي كنند، مشمول قانون کار و معرفی به ادارات بیمه تأمین اجتماعی هستند. با این توصیف اگر شرکتی كارمندي ندارد و خود مؤسسين، كارها را انجام مي دهند مي توانند پرداخت حقوق و درنتيجه بيمه نداشته باشند و حق الزحمه خود را از سود بردارند. اما اگر پرسنلی را استخدام نمايند و براي آنان حقوق در نظر گرفته باشند، الزاماً بايد ليست بيمه را نيز تهيه و ارسال كنند.

۳-۵- آثار عدم تشكيل به موقع پرونده در دارايي

عدم حضور به موقع در اداره دارايي موجب  پرداخت جریمه به ازاي هرماه ديركرد دو در هزار سرمايه شركت می شود. هر چند در شركتهايي با سرمايه كم، اين ميزان جريمه بسيار ناچيز است اما اتلاف وقت و طي مراحل قانوني هزینه بیشتری را در بر دارد.

۲-۶- شرکت سهامی عام

شرکتی است بازرگانی (ولو این که موضوع عملیات آن، امور بازرگانی نباشد)، که سرمایه‌‌ی آن به سهام، تقسیم ‌شده که بخشی از این سرمایه از طریق فروش سهام به مردم تأمین‌ می‌شود. در شرکت سهامی‌عام، تعداد سهام‌داران نباید از سه نفر کمتر باشد و مسئولیت سهام‌داران، محدود به مبلغ اسمی سهام آنهاست. در این شرکت، عبارت «شرکت سهامی عام» باید قبل از نام شرکت با بعد از آن، بدون فاصله با نام شرکت در کلیه‌ی اوراق و اطلاعیه‌ها و آگهی‌های شرکت به طور روشن و خوانا قید شود.[۱]

۲-۷- شرکت سهامی خاص

شرکت سهامی خاص، شرکتی است بازرگانی (ولو اینکه موضوع عملیات آن،‌ امور بازرگانی نباشد) که تمام سرمایه‌ی آن منحصراً توسط مؤسسین، تأمین‌گردیده و سرمایه‌ی آن به سهام، تقسیم شده و مسئولیت صاحبان سهام، ‌محدود به مبلغ اسمی سهام آنهاست. تعداد سهام‌داران نباید از سه نفر کمتر باشد و عنوان “‌شرکت سهامی خاص” باید قبل از نام شرکت یا بعد از آن بدون فاصله با نام شرکت، به طور روشن و خوانا قید شود.

۲-۸- شرکت با مسئولیت محدود

مطابق با قانون تجارت شرکت با مسئولیت محدود شرکتی است که بین دو یا چند نفر برای امور تجاری تشکیل شده است و هر یک از شرکاء بدون این که سرمایه به سهام و یا قطعات سهامی تقسیم شده باشد فقط تا میزان سرمایه خود در شرکت مسئول قروض و تعهدات شرکت می باشد. در نام شرکت باید عبارت “‌با مسئولیت محدود” ‌قید شود.[۲]

۲-۹- شرکت تضامنی

شرکت تضامنی، شرکتی است که تحت نام مخصوص برای امور تجاری بین دو یا چند نفر با مسئولیت تضامنی تشکیل می‌شود. اگر دارایی شرکت برای تأدیه‌ی تمام قروض کافی نباشد؛ هر یک از شرکا مسئول پرداخت تمام قروض شرکت است. هر قراری که بین شرکا برخلاف این، ترتیب داده شده باشد در مقابل اشخاص ثالث، کان لم یکن خواهد بود. در نام شرکت تضامنی باید عبارت «شرکت تضامنی» ‌و لااقل اسم یک نفر از شرکاء ذکر شود.[۳]

۲-۱۰- شرکت مختلط غیرسهامی

شرکت مختلط غیرسهامی، شرکتی است که برای امور تجاری تحت نام مخصوصی بین یک یا چند نفر شریک ضامن و یک یا چند نفر شریک با مسئولیت محدود، بدون انتشار سهام، تشکیل می‌شود. شریک ضامن، مسئول کلیه‌ی قروضی است که ممکن است علاوه بر دارایی شرکت پیدا شود. شریک با مسئولیت محدود، کسی است که مسئولیت او فقط به میزان سرمایه‌ای است که در شرکت گذارده و یا بایستی بگذارد. در اسم شرکت باید عبارت «شرکت مختلط» ‌و لااقل اسم یکی از شرکای ضامن، قید شود.[۴]

۲-۱۱- شرکت مختلط سهامی

شرکت مختلط سهامی، شرکتی است که تحت نام مخصوص بین یک عده شرکای سهامی و یک یا چند نفر شریک ضامن تشکیل می‌شود. شرکای سهامی کسانی هستند که سرمایه‌ی آنها به صورت سهام یا قطعات سهام متساوی القیمه درآمده و مسئولیت آنها تا میزان همان سرمایه‌ای است که در شرکت دارند. شریک ضامن کسی است که سرمایه‌ی او به صورت سهام درنیامده و مسئول کلیه‌ی قروضی است که ممکن است علاوه بر دارایی شرکت پیدا شود. در صورت تعدد شریک ضامن، مسئولیت آنها در مقابل طلبکاران و روابط آنها با یکدیگر، تابع مقررات شرکت تضامنی خواهد بود. در نام شرکت باید عبارت «شرکت مختلط»‌ ‌و لااقل اسم یکی از شرکای ضامن قید شود.[۵]

۲-۱۲- شرکت نسبی

شرکت نسبی شرکتی است که برای امور تجاری، تحت نام مخصوص بین دو یا چند نفر تشکیل می‌شود و مسئولیت هر یک از شرکا به نسبت سرمایه‌ای است که در شرکت گذاشته است. در اسم شرکت نسبی عبارت “شرکت نسبی” و لااقل اسم یکی از شرکا باید ذکر شود؛ در صورتی که اسم شرکت مشتمل بر اسامی تمام شرکا نباشد، بعد از اسم شریک یا شرکایی که ذکر شده عبارتی از قبیل “و شرکا” و “‌و برادران” ضروری است.[۶]

۲-۱۴- شرکت تعاونی

به موجب قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران، شرکت تعاونی، شرکتی است که تمام یا حداقل ۵۱% سرمایه‌ی آن به وسیله‌ی اعضا در اختیار شرکت تعاونی قرارگیرد و وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، شرکت‌های دولتی و وابسته به دولت و تحت پوشش دولت، بانک‌ها،‌ شهرداری‌ها، شوراهای اسلامی کشوری، بنیاد ایثارگران و سایر نهادهای عمومی می‌توانند بدون آن که عضو باشند، جهت اجرای بند دو اصل ۴۳ از راه وام بدون بهره یا هر راه مشروع دیگر از قبیل مشارکت، مضاربه، مزارعه، ‌مساقات، اجاره، اجاره به شرط تملیک، بیع شرط، فروش اقساطی و صلح، اقدام به کمک در تأمین یا افزایش سرمایه‌ی شرکت‌های تعاونی نمایند.

در مواردی که دستگاه‌های دولتی در تأسیس تعاونی، شریک می شوند؛ ظرف مدتی که با موافقت طرفین درضمن عقد شرکت، تعیین خواهد شد، سهم سرمایه‌گذاری دولت به تدریج بازپرداخت و صددرصد سرمایه به تعاونی تعلق خواهدگرفت.

مطابق قانون فوق، “تعاونی‌های تولیدی، شامل تعاونی‌هایی است که در امور مربوط به کشاورزی، دامداری، ‌دام پروری، پرورش و صید ماهی، شیلات، صنعت، معدن، ‌عمران شهری و روستایی و نظایر اینها فعالیت می‌نمایند” و به موجب همین قانون”تعاونی‌های توزیع، عبارتند از تعاونی‌هایی که نیاز مشاغل تولیدی و یا مصرف کنندگان عضو خود را در چهارچوب مصالح عمومی و به منظور کاهش هزینه‌ها و قیمت‌ها تأمین می‌نمایند.” همچنین ‌‌تعاونی‌های موضوع این قانون با رعایت قوانین و مقررات می‌توانند به امر صادرات و واردات در موضوع خود بپردازند.

اولین هیأت مدیره‌ی منتخب شرکت تعاونی، مکلف است پس از اعلام قبولی با انجام تشریفات مقرر نسبت به ثبت تعاونی اقدام نماید.

لازم به تذکر است که به موجب مقررات وزارت تعاون، سرمایه‌ی تأمین یا تعهد شده از طرف اعضا در مرحله‌ی تأسیس شرکت، نباید کمتر از ۵۱ درصد کل سرمایه‌ی شرکت باشد و هر تعاونی وقتی ثبت و تشکیل می‌گردد که حداقل یک سوم سرمایه‌ی آن تأدیه و در صورتی که به صورت نقدی و جنسی باشد، تقدیم و تسلیم شده باشد. اعضای تعاونی نیز مکلفند مبلغ پرداخت نشده‌ی سهم خود را ظرف مدت مقرر در اساسنامه تأدیه نمایند.[۷]

۲-۱۵- مؤسسات غیر تجاری

موسسه غیر تجاری نوعی از اشخاص حقوقی است که فقط در زمینه ارائه خدمات فعالیت دارد و مانند شرکت در زمینه تجارتی فعالیت نمی کند.[۸] مؤسسات غیر تجاری به دو نوع الف- انتفاعی و ب- غیر انتفاعی تقسیم می شوند. مؤسسات انتفاعی از اشخاص حقوقی ای شکل گرفته است که هدف آنها از تشکیل مؤسسه کسب منافع و درآمد و تقسیم سود بین اعضا می باشد. ولی موسسات غیر انتفاعی مانند اتحادیه ها، سندیکاها، دستجات سیاسی و انجمنها و احزاب و سمن ها  (NGO)جهت کسب سود و تقسیم منافع تشکیل نشده اند.

مدارک مورد نیاز دو نسخه تقاضا نامه همراه با دو نسخه اساسنامه و صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین، کپی برابر با اصل شناسنامه مؤسسین، تقاضانامه حاوی مشخصات نام، موضوع، تابعیت، مرکز، اسامی مؤسسین، تاریخ تشکیل مدیر، یا مدیران اشخاصی که در مؤسسه حق امضاء دارند، دارائی مؤسسه، آدرس شعبه و نام مدیر یا مدیران شعبه می باشد که توسط مؤسسین امضاء می شود.

در نسخه اساسنامه تمام صفحات آن توسط مؤسسین امضاء می گردد و در صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین مدیران و صاحبان امضاء مجاز تعیین می گردد. البته مؤسساتی که مقصود از تشکیل آن جلب منافع و تقسیم آن بین اعضاء خود نباشد، باید از نیروی انتظامی مجوز دریافت نمایند.

۲-۱۶- شرکت های دانش بنیان

شرکتهای دانش بنیان شرکتهایی هستند که پس از تولید خدمات (دانش بنیان)، دانش و ارائه راه کار تولید آن می توانند از مزایا و تسهیلات قانونی برای مدت معین تا تولید اصل استفاده کنند .

این شرکتها می توانند از طریق فروش فناوری (خدمات) حداقل درآمد را برای یک مدت کوتاه کسب نمایند در این صورت می توانند از شاخص های اختصاصی این روش برای اخذ تسهیلات و مزایا استفاده کنند.

شایان ذکر است در ثبت شرکتهای دانش بنیان شرکتهای دولتی، موسسات و نهادهای عمومی و دولتی و نیز شرکتها و موسساتی که بیش از ۵۰ % مالکیت آنها برای بخش دولتی می باشد نمی توانند در شرکتهای دانش بنیان قرار داد و از مزایا و حمایت های قانون دانش بنیان استفاده کنند .

برای ثبت شرکت دانش بنیان باید کلیه اطلاعات مربوط به سهامداران و اعضای هیئت مدیره و رزومه شرکت و اطلاعات افراد درون سازمان مورد بررسی قرار گیرد تا مشخص شود که آیا شامل شرکت دانش بنیان می شوند یا خیر.

شرکتهایی که در پارک های علم و فن آوری مستقر می باشند باز هم باید در مراحل ارزیابی قرارگیرند. حضور اعضای هیات علمی در شرکتها می تواند کمک شایانی برای ارزیابی شرکت دانش بنیان کند.

در پایان لازم به ذکر می باشد مراحل ثبت این شرکتها، همان روندی ای است که در ابتدای این نوشتار به آنها اشاره شد [۹].

۲-۱۷- مدارک مشترک جهت ثبت شرکتهای تجاری

گرچه ممکن است جهت ثبت هر یک از شرکتهای فوق الذکر به تناسب این که شرکت سرمایه یا شخص باشد، تفاوتهایی وجود داشته باشد، لیکن تمهید مدارک ذیل به طور مشترک در بیشتر آنها لازم است:

۱) دو برگ اظهارنامه‌ی تکمیل شده‌ی شرکت و امضا ذیل اظهارنامه توسط کلیه‌ی سهام داران
۲) دو جلد اساسنامه‌ی شرکت و امضاء ذیل تمام صفحات آن توسط کلیه‌ی سهام‌داران
۳) دو نسخه صورت جلسه‌ی مجمع عمومی مؤسسین که به امضای سهام‌داران و بازرسین رسیده باشد
۴) دو نسخه صورت جلسه‌ی هیأت مدیره که به امضای مدیران منتخب مجمع، رسیده باشد
۵) فتوکپی شناسنامه‌ی کلیه‌ی سهام‌داران و بازرسین (برابر اصل در دادگستری‌)

۶) ارائه‌ی گواهی پرداخت حداقل در صد سرمایه، در شرکتهای سرمایه‌ از بانکی که حساب شرکت در حالِ تأسیس در آنجا باز شده است

تذکر: درصورتی که مقداری از سرمایه‌ی شرکت، آورده‌ی غیرنقدی باشد (اموال منقول و غیرمنقول) ارائه‌ی تقویم نامه‌ی کارشناس رسمی دادگستری، الزامی است و در صورتی که اموال غیرمنقول، جزء سرمایه‌ی شرکت قرار داده شود؛ ارائه‌ی اصل سند مالکیت، ضروری است

۷) ارائه‌ی مجوز در صورت نیاز، بنا به اعلام کارشناس اداره‌ی ثبت شرکت‌ها.

________________________________________________________________________________________________________

[۱] – جهت اطلاع بیشتر از جزییات مربوط به شرکتهای سهامی عام و خاص به مواد ۱-۳۰۰ قانون تجارت مصوب ۲۴/۱۲/۱۳۴۷ مراجعه فرمایید.

[۲] – رجوع کنید به مواد ۹۴-۱۱۵ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۳] – رجوع کنید به مواد ۱۱۶-۱۴۰ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۴] – رجوع کنید به مواد ۱۴۱-۱۶۱ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۵] – رجوع کنید به مواد ۱۶۲-۱۸۲ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۶] – رجوع کنید به مواد ۱۸۳-۱۸۹ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۷] – رجوع کنید به مواد ۱۹۰-۱۹۴ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۸] – مواد ۵۸۴ و ۵۸۵ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱

[۹] – هم چنین رجوع کنید به مواد ۱۹۵-۲۲۲ قانون تجارت مصوب ۱۳/۱۲/۱۳۱۱